Razvoj tehnologije je sa sobom doneo novitete koje nismo mogli ni da zamislimo da će biti dostupni; pa tako svedočimo i promenama kada je reč o poslovnom prostoru, koje su nam pre neku deceniju u najmanju ruku bile nepredvidive.
Veruje se da su se prve kancelarije pojavile u 18. veku, a da se kao preteča današnjih modernih kancelarija uzima početak 20. veka.
Dovoljno je da se prisetimo kraja 20. pa i početka 21. veka i da primetimo da se tada stvari nisu drastično promenile u odnosu na sliku ispod. Međutim, promene u poslednjih nekoliko godina se čine daleko intenzivnijim nego kad se uzme u obzir nekoliko decenija unazad zajedno. Tehnologija se brzo razvija i nekada nismo ni u mogućnosti da u potpunosti ispratimo svaku novost na tom tržištu niti da mu posvetimo adekvatnu pažnju.
Kada bismo probali da nađemo neke zajedničke stvari svim definicijama koje objašnjavaju šta su to pametne kancelarije u stvari, to bi bez izuzetka bile: inovativnost, unapređivanje efikasnosti i produktivnosti, napredne tehnologije i poboljšan kvalitet rada.
Šta je zapravo to što omogućava gorenavedene karakteristike poslovanja u pametnim kancelarijama?
Digitalni ekrani i multimedijalni displej
Neizostavni deo pametnih kancelarija koji omogućava lakšu organizaciju u samom prostoru. Recimo, služi za proveru dostupnosti soba za sastanke, sastanaka koji su u toku ili budućih aktivnosti u okviru kancelarije. Takođe, od velikog su značaja kada je reč o prezentacijama u toku sastanaka, deljenja važnih dokumenata, održavanja nekih obuka, ali i olakšavanja same komunikacije.
Ovde možemo spomenuti i takozvane “pametne konferencijske sobe”, koje takođe imaju za cilj da olakšaju sastanke i ubrzavaju process rezervacije prostora. Njihov sastavni deo su svakako i unapređen video nadzor kao i “pametni stolovi”.
Mnogobrojni senzori
Takođe neizostavan deo, koji možda predstavlja i jednu od glavnih stvari kada je reč o pametnim kancelarijama. Od senzora koji omogućavaju proveru kvaliteta vazduha, osvetljenja, preko senzora prisustva i pokreta, koji koriste infracrvenu ili ultrazvučnu tehnologiju, pa sve do onih senzora koji mogu registrovati i određen nivo stresa, teško da postoji aspekt na radnom mestu koji ne mogu pokriti.
Automatizacija je sastavni aspekt ovih kancelarija i bitan je deo kada govorimo o senzorima, jer nakon detektovanja određenih vrednosti putem njih, uspostavlja referentne vrednosti u radnom okruženju, to jest one vrednosti koje omogućavaju optimalno i efikasno radno okruženje, u zavisnosti od toga o kom senzoru je reč i omogućava povezivanje sa kontrolnom tablom gde jasno možemo videti informacije o korišćenju svakog segmenta pametne kancelarije.
Tehnologije koje koriste virtuelnu stvarnost
Sve veću primenu u radnom okruženju nalaze upravo ove tehnologije. Smatra se da je jedan od ključnih značaja koje imaju taj što zaposlenima omogućavaju da se u bezbednom i sigurnom okruženju na bliži način upoznaju sa nekim situacijama koje bi bile značajne za njihovo poslovanje.
Uzmimo za primer objašnjavanje rizika zaposlenima; u teoriji nije toliko teško objasniti sa kojim je sve rizicima moguće da se susretnu u poslu. Međutim, koliko je rečima moguće dopreti do zaposlenih zavisi i od njih samih ali i od poslodavca. Svakako, ove tehnologije u tom slučaju bi mogle da im na najbolji način pokažu sve „what if“ scenarije o kojima bismo im pričali i mogli bi da steknu jasniju sliku zašto je toliko važno obraćati pažnju na rizike na koje ih upozoravamo.
Zaključak koji se sam nameće je da bi ove tehnologije bile i te kako korisne kada je reč o obukama. A i motivisalo bi zaposlene da traže neka kreativnija rešenja u svojim zadacima, jer bi bili bolje upoznati sa samom suštinom problema.
Sistemi za proaktivno organizovanje
Ovi sistemi omogućavaju bezbednosne provere, sprečavaju kvarove na hardveru, omogućavaju poslovanje bez raznoraznih smetnji i pružaju mogućnost menadžerima i njihovim zaposlenima da se u potpunosti fokusiraju na svoj posao. Pošto je proaktivnost glavno obeležje ovih sistema, oni pružaju i mogućnost identifikovanja potencijalnih opasnosti i problema.
Kao i svaki napredak tehnologije koji dolazi sa brojnim benefitima, postavlja se pitanje koji su i da li postoje rizici i nedostaci pametnih kancelarija.
Glavna nesigurnost se javlja na polju sajber bezbednosti, ali i privatnosti zaposlenih. Neko bi možda samopouzdano pretpostavio da korišćenjem toliko različitih pametnih tehnologija i benefita koje ona pruža, da privatnost i bezbednost ne bi trebalo da se dovode u pitanje, već da bi to bilo automatski obezbeđeno. Međutim, kako to često ističu ljudi iz IT industrije, sve što ima kameru ili mikrofon moglo bi da ugrozi poslovanje.
Olakšice i benefiti koje sa sobom donose pametne tehnologije i veća digitalizacija ostavljaju prostora i za potencijalne hakere, jer kako napreduje tehnologija koja nama služi, tako napreduju i oni u otkrivanju potencijalnih ranjivosti. Jer, ukoliko dobiju pristup makar i samo jednom računaru, u opasnosti može biti čitavo poslovanje. Zato je od velike važnosti da menadžeri budu svesni, da pored brojnih dobrobiti obrate pažnju i na potencijalne rizike.
Interakcija između ljudi i digitalnih uređaja je zasigurno nešto na čemu će se zasnivati budućnost poslovanja, u mnogo većoj meri nego sada. Ne možemo ostati imuni na to, inače se može desiti da ugrozimo konkurentnost naše kompanije jer se protivimo napretku koji neminovno dolazi sa vremenom.
Potencijal koji dolazi sa digitalnim uređajima je zaista velik i može nam i te kako pomoći u poslovanju. Iako postoji strah, pogotovo na našim prostorima, iza čega se možda krije briga da će nas digitalizacija u potpunosti odmeniti, svest o rizicima koje ona donosi sa sobom ne treba da nas odvrate od nje već nam pokažu na šta treba da obratimo pažnju kako bismo što sigurnije i efikasnije poslovali. Uostalom, kao i u fizičkom svetu, 100% garantovana bezbednost ipak ne postoji.
