Trojanski konj u procesima nabavke: U složenim uslovima savremenog poslovanja, gde je konkurencija žestoka a resursi ograničeni, proces nabavke dobara i usluga se nameće kao ključna funkcija koja može ili da pokrene uspeh kompanije ili da otvori put njenom propadanju.
Usred težnje ka rastu i profitabilnosti, ovaj proces je neretko zloupotrebljen putem različitih prevara u toku nabavke, koji ne samo da podrivaju integritet kompanije već i iscrpljuje njene finansijske resurse, pa je stoga imperativ organizacije da bude proaktivna u borbi protiv ovih rizika.
Prevare u nabavkama
Prevara u nabavci može biti definisana kao namerna manipulacija, prikrivanje ili zloupotreba procesa nabavke radi lične koristi, i uključuje različite prevare usmerene ka dobijanju roba, usluga ili sredstava od organizacije putem fingiranih metoda. Vremenom su se pojavili brojni slučajevi i modeli prevare u nabavci koji se u praksi ponavljaju, otkrivajući ranjivosti koje treba štititi.
Učestali slučajevi i modeli
Dogovaranje ponuda: U ovom modelu, dobavljači manipulišu procesom nabavke tako što unapred dogovaraju pobednika, cenu ili uslove ugovora, a takvo veštačko povećavanje cene uskraćuje kompaniju za konkurentske opcije. Dogovaranje ponuda funkcioniše kao dobro orkestrirana predstava, pri čemu učesnici tendera igraju različite uloge kako bi postigli harmoničan ishod koji im koristi za ostvarivanje lične koristi a na štetu prevarene organizacije.
Ključni igrači u ovom složenom procesu često uključuju vođu grupe, onog koji orkestrira plan i identifikuje potencijalne učesnike, željenog dobavljača, odnosno odabranog učesnika za koga se namešta pozitivan ishod dobijanje ponude, obično po višim cenama, i ostali ponuđači, odnosno dobavljači koji podnose namerne nekonkurentske ponude, stvarajući iluziju poštene procedure dok osiguravaju da željeni dobavljač pobedi.
Takođe, nije retka i rotacija pobednika, gde sistemom rotacije svaki učenik nabavke, u određenom postupku postaje pobednik, osiguravajući privid poštenog procesa.
Razotkrivanje fingiranih ponuda u procesu nabavke zahteva pažljivu posvećenost i budnosti svih involviranih učenika. Iako se dogovor nabavke može pažljivo prikriti, određeni upozoravajući signali mogu pružiti ključne naznake da se radi o prevari, kao što su konstantno visoke ponude – (kada ponude određenih dobavljača konstantno premašuju očekivane vrednosti), ograničena konkurencija – (obrazac u kome samo nekoliko dobavljača redovno konkuriše za ugovore), neobični obrasci ponuda – (brza promena favorizovanih ponuda među malom grupom dobavljača, uz nepravilne trendove u cenama), neregularnosti u ponudama – (kasno povlačenje ponuda, nejasne ili nepotpune ponude ili česti dobavljači koji dobijaju na tenderu a bez konkurentske ponude).
Posledice dogovaranja ponuda su sveobuhvatne i mogu imati dugoročan uticaj na poslovanje i industrije. Kompanije postaju žrtve veštački povećanih cena, što dovodi do povećanih troškova i smanjene profitabilnosti.
Štaviše, erozija poverenja i integriteta može narušiti reputaciju kompanije, oštetiti odnose sa kupcima, partnerima i akcionarima. Da bi se efikasno suprotstavile fingiranim ponudama, kompanije moraju dati prioritet transparentnosti, odgovornosti i snažnim praksama nabavke.
Neke od ključnih praksi koje kompanija mora da usvoji su obezbeđivanje raznovrsne baze dobavljača. Aktivno podsticanje i održavanje raznolikog niza dobavljača podstiče konkurentsku snagu i smanjuje mogućnost za prevare.
Takođe, sastanci pre ponude, odnosno uključivanje u otvorenu komunikaciju sa dobavljačima i održavanje sastanaka pre nadmetanja kako bi se razjasnila očekivanja i razmotrile sve nesuglasice. Uvođenjem slučajnog izbora ponuda, odnosno mehanizama koji slučajno biraju ponuđače za različite projekte otežava dobavljačima koji se unapred dogovaraju da predvide ishod tendera.
I konačno, implementacija analize podataka, odnosno korišćenje naprednih analitičkih alata može biti ključno u otkrivanju malicioznih obrazaca nadmetanja i detektovanju potencijalnih šema dogovaranja ponuda.
Dogovaranje ponuda ilustruje lukavu i snalažljivu prirodu prevare u nabavci. Razumevanjem njenih mehanizama, prepoznavanjem upozoravajućih signala i primenom preventivnih mera, organizacije se mogu zaštititi od štetnih efekata ove prakse. Dok kompanije nastavljaju da se kreću kroz složeni svet nabavke, neprestana borba protiv dogovaranja ponuda ostaje od suštinskog značaja za podsticanje poštene konkurencije, zaštitu finansijskih resursa i održavanje principa integriteta i poverenja koji čine osnovu naprednog tržišta.[/vc_column_text]
Fiktivni Dobavljači (tzv. Dobavljači duhovi): Učesnici u šemi prevare formiraju fiktivne dobavljače, fiktivne račune i narudžbenice kako bi preusmerili sredstva u svoje džepove. Ove fantomske transakcije često prolaze neprimećeno među velikim tokom legitimnih aktivnosti.
Fiktivni dobavljači predstavljaju oblik prevare u nabavci gde se osnivaju fiktivna preduzeća kako bi orkestrirali maliciozne transakcije, preusmeravajući sredstva namenjena za legitimnu robu ili usluge na lične račune isključivo u cilju dobijanja protivpravne imovinske koristi. Razotkrivanje enigme fiktivnih dobavljača ključno je za kompanije koja žele da osiguraju svoje procese nabavke i ojačaju svoju finansijsku bezbednost.
Fiktivni dobavljači se pojavljuju putem pažljivo orkestrirane skice koja pokušava da iskoristi praznine u procesu nabavke i slabosti internih kontrola. Modus operandi ovog prevratničkog plana često uključuje, fiktivni identitet; prevaranti stvaraju fiktivne dobavljače sa lažnim imenima, adresama i kontakt informacijama, često sličnim legitimnim subjektima kako bi izbegli sumnju.
Fiktivni računi, narudžbenice i potvrde o isporuci kreiraju se u cilju stvaranja iluzije legitimnih transakcija, otežavajući razlikovanje između stvarnih i ilegalnih aktivnosti. Učešće insajdera, koje podrazumeva dogovor između internih zaposlenih i spoljnih aktera, dodatno otežava otkrivanje prevare.
Pranje sredstava, sredstva namenjena legitimnim dobavljačima preusmeravaju se na račune fiktivnih dobavljača putem zamršenih kanala plaćanja, čineći praćenje novčane transakcije izazovnim.
Otkrivanje prisustva fiktivnih dobavljača zahteva posvećenost u praćenu tokova nabavke. Iako se prevara može pažljivo sakriti, određeni znaci prisustva mogu pružiti ključne naznake prevare, kao što su: Nekonzistentna dokumentacija – neslaganja između računa, potvrda o isporuci i narudžbenica. Nedostatak kontakta – teškoća u uspostavljanju komunikacije sa navodnim dobavljačem.
Neobični kanali plaćanja – plaćanja realizovana kroz neproverene ili neregularne kanale, posebno na nepoznate bankovne račune. Dobavljači sa jednom transakcijom – dobavljači sa ograničenom istorijom transakcija ili iznenadni skokovi u aktivnosti.
U cilju odbrane od ove “nevidljive” pretnje i otkrivanja fantomskih dobavljača neophodan je sveobuhvatan pristup kako za prevenciju, tako i za detekciju ovih radnji. Neke od uobičajenih mera podrazumevaju proveru dobavljača, (temeljno proveravanje i verifikovane novih dobavljača kroz proveru reputacije, verifikaciju kontakt informacija i procenu njihove legitimnosti).
Takođe, redovne revizije (sprovođenje redovnih i rutinskih revizija procesa nabavke, računa i plaćanja kako bi se identifikovale anomalije ili nepravilnosti). Analitika podataka, (korišćenjem naprednih alata analize podataka mogu se uočiti neobični obrasci koji mogu ukazivati na prisustvo fiktivnih dobavljača). Takođe, obuka zaposlenih igra jednu od ključnih uloga u prevenciji (edukacija zaposlenih o rizicima fiktivnih dobavljača kroz promovisanje bezbednosne kulture i integriteta).
Samo znanjem i usvajanjem snažnih praksi nabavke i negovanjem kulture transparentnosti, organizacije mogu razotkriti prisustvo fiktivnih dobavljača i osigurati siguran i prosperitetan proces nabavke.
„Preplaćivanje,“ oblik prevare u nabavci koji obmanjuje organizacije povećanjem cene roba ili usluga, što na kraju dovodi do odvajanja značajnih suma novca u čepove pojedinaca. Razumevanje mehanizama i motivacija iza preplaćivanja ključno je za kompanije koje teže da sačuvaju svoj finansijski integritet i održe konkurentsku prednost.
U osnovi, preplaćivanje uključuje dobavljače ili prodavce koji namerno preuveličavaju cenu roba ili usluga iznad njihove stvarne vrednosti. Ova prevratnički manevar može da se manifestuje na nekoliko načina:
Naduvane fakture – (dobavljači podnose fakture koje precenjuju cenu isporučenih roba ili usluga, bilo individualno ili uz pomoć zaposlenih u kompaniji, koji učestvuju u manipulaciji evidencija i faktura). Lažni Troškovi – (dodavanje troškova koji nikada nisu bili dogovoreni ili neophodni). Nepotrebno uzimanje skuplje robe – (dobavljači mogu isporučiti roba ili usluge višeg kvaliteta bez odobrenja, a zatim naplatiti premijske cene).
Najčešći upozoravajući znaci koji ukazuju na prisustvo ove skrivene pretnje su neobjašnjiva troškovna neslaganja, (neslaganja između dogovorenih cena i iznosa na fakturama), konstantne devijacije cena, (učestala neslaganja između ponuđenih cena i fakturisanih iznosa za određene dobavljače), brzi porast troškova, (nagli i neobjašnjen porast troškova u kratkom vremenskom periodu bez opravdanog razloga).
Iako preplaćivanje može predstavljati značajnu pretnju, kompanije mogu ojačati svoje bezbednosne mere i smanjiti rizike kroz proaktivne aktivnosti kao što su jasni ugovorni odnosi, kroz dobro definisane i sveobuhvatne ugovore koji detaljno opisuju uslove i cene kako bi se izbegle nejasnoće – (verifikacija faktura kroz proveru podudarnosti cena u ugovoru i onih koje su fakturisane).
Sprovođenjem redovnih revizije transakcija nabavke, kroz upoređivanje fakture sa narudžbenicama i potvrdama o isporuci, značajno može smanjiti rizik od prevare u procesu nabavke – (redovno procenjivanje dobavljača na osnovu njihovih performansi, kvaliteta i pridržavanja ugovornih uslova kako bi se identifikovale potencijalne nepravilnosti).
U eri gde je finansijski integritet od suštinskog značaja, borba protiv preplaćivanja predstavlja ključno polje za očuvanje reputacije kompanije, finansijskog blagostanja i konkurentske prednosti u neprestano promenljivom okruženju savremenog poslovanja.
Mito i korupcija podrazumeva suptilan odnos između dobavljača i kompromitovanih zaposlenih gde u cilju dobijanja protivpravne imovinske koristi, a na štetu kompanije, zaposleni primaju nelegalne uplate ili podsticaje od dobavljača u zamenu za dodeljivanje ugovora ili uvećavanje cena.
Ključni elementi ovog postupanja ostvaruju se putem tajnih dogovora, (dobavljači i zaposleni sarađuju kako bi uspostavili tajni dogovor gde dobavljač daje mito u zamenu za dodeljivanje ugovora, uvećavanje cena ili druge oblike povlašćenog tretmana).
Davanje mita se često prikriva kroz legitimna plaćanja, što ih čini teškim za otkrivanje. Takođe, uplate se mogu preusmeriti na posrednika, fiktivnu kompaniju ili čak kroz plaćanje usluga koje nisu povezane sa poslovanjem kompanije.
Najčešći pokazatelji mita i korupcije su naglo i neobjašnjivo bogatstvo zaposlenog. Neobjašnjivo dodeljivanje ugovora, kao što su ugovori dodeljeni dobavljačima sa ograničenim referencama ili cenama višim od opravdanih.
Takođe, davanje prednosti određenim dobavljačima bez jasnog opravdanja može ukazivati na potencijalan dogovor i mito. Transakcije koje uključuju neuobičajeno velika ili česta plaćanja, posebno trećim stranama, takođe su jedan od pokazatelja prisustva mita i korupcije.
Da bi se zaštitila od mita i korupcije, organizacija može preduzeti proaktivne korake kako bi ojačale svoje etičke osnove i procese nabavke, najpre kroz implementaciju jasnog i sveobuhvatnog etičkog kodeksa koji definiše stav organizacije protiv mita i korupcije i drugih oblika neetičkog ponašanja.
Uz to dolazi temeljna provera dobavljača kako bi se osigurala njihova legitimnost, finansijska stabilnost i poštovanje etičkih poslovnih praksi. Neretko se preporučuje uvođenje programa uzbunjivača koji omogućava zaposlenima da anonimno prijave sumnjive aktivnosti bez straha od odmazde. Najznačajnija je svakako bezbednosna provera zaposlenih i to naročito onih koji učestvuju u procesima nabavki.
Zamena robe se odnosi na isporučivanje robe inferiornog kvaliteta od one koja je prvobitno naručena, dok se naplaćuje cena za robu višeg kvaliteta. Razumevanje mehanizama ove prakse od suštinskog je značaja za kompanije koje žele da zaštite svoje poslovanje i održe svoju posvećenost kredibilnosti i uspešnosti.
Zamena robe je smišljeno nanošenje štete kompaniji, u kom slučaju dobavljači koriste poverenje koje postoji između njih i njihovih kupaca, kako bi uključili nekvalitetne ili krivotvorene proizvode u proces nabavke.
Ključni sadržaj ovog prevratničkog plana je najpre predstavljanje uzoraka i prezentovanje robe visokog kvaliteta kako bi dobavljač ostvario ugovorni odnos, da bi potom isporučio robu koja ne ispunjava dogovorene standarde.
Prevaranti menjaju autentične proizvode sa krivotvorenim verzijama, zavodeći kupce da veruju da dobijaju originalne proizvode. Dobavljači takođe mogu isporučiti robu koja na papiru ispunjava minimalne zahteve, ali kojoj nedostaju obećane performanse, u pogledu kvaliteta, trajnosti ili bezbednosnih karakteristika. Takođe, zamenjeni proizvodi mogu imati skrivene defekte, narušavajući njihovu funkcionalnost i pouzdanost, dok istovremeno ugrožavaju operacije organizacije.
Otkrivanje prisustva zamene robe zahteva budno oko i posvećenost kontroli kvaliteta. Nekoliko znakova može nedvosmisleno ukazivati na postojanje ove prevratničke prakse, kao što je uočavanje dispariteta u performansama, (roba koja konstantno ima slabije performanse, prerano se kvari ili ne ispunjava specifikacije).
Neočekivano habanje, (brza propadanja ili habanje na nedavno nabavljenoj robi mogu ukazivati na njen niski kvalitet). Nekonzistentno pakovanje, (pakovanje koje se znatno razlikuje od ranije primljene robe ili zvaničnih standarda brenda). Nepouzdani dobavljači, (dobavljači sa istorijom pružanja nekonzistentnih ili niskokvalitetnih proizvoda verovatno su skloniji zameni robe).
Da bi se zaštitila od rizika prevare u zameni robe, organizacija može preduzeti strateške korake kako bi postavila kvalitet i transparentnost kao prioritet i to kroz redovnu reviziju dobavljača, testiranje treće strane, (angažovanje usluge testiranja i verifikacije kvaliteta trećih strana kako bi se osiguralo da primljena roba ispunjava navedene standarde).
Takođe, vođenje stroge dokumentacije o transakcijama nabavke, koja podrazumeva dokumentovanje i arhiviranje specifikacija, uzoraka i zahteva za kvalitetom u cilju obezbeđenja odgovornosti dobavljača. I najvažnije, implementiranje procesa testiranja slučajnog uzorka kako bi se potvrdila njihova autentičnost i kvalitet.
Zamena robe je skriveni indikator koji može narušiti reputaciju organizacije, poremetiti operacije i ugroziti temeljno poverenje na kojem su izgrađeni poslovni odnosi. Razumevanjem taktika prevare, davanjem prioriteta kontroli kvaliteta i primenom snažnih praksi nabavke, kompanije mogu razotkriti Trojanskog konja prevare zamene robe i osigurati siguran put kroz kompleksni proces nabavke.
U vremenu gde su pouzdanost i integritet od suštinskog značaja, borba protiv zamene robe je ključan poduhvat za zaštitu kredibiliteta kompanije, operativne efikasnosti i posvećenosti u isporučivanju visokokvalitetnih roba i usluga.
Prevara u nabavci može uključivati kako interne, tako i eksterne aktere. Interno, zaposleni koji imaju pristup procesima nabavke, kao što su menadžeri nabavke, službenici za nabavku i finansijsko osoblje, mogu sarađivati sa spoljnim stranama poput dobavljača ili izvođača radova.
Iako se prevara u nabavci može dogoditi u različitim sektorima, određene industrije su podložnije zbog prirode svog poslovanja i praksi nabavke. Sektori poput građevinarstva, zdravstva i javnih ustanova su posebno ranjivi zbog složenih lanaca snabdevanja, visokog obima transakcija i regulatornih kompleksnosti.
Otkrivanje prevara u nabavci može biti mač sa dvostrukom oštricom za menadžment. Po otkrivanju takvih aktivnosti, organizacije često nailaze na potrebu da balansiraju između kontrole štete i pravnih implikacija.
Brza akcija je ključna, uključujući korake poput suspenzije uključenih zaposlenih, sprovođenja internih istraga i angažovanja pravnih stručnjaka. Međutim, otkrivanje prevara u nabavci na vreme predstavlja izazovan poduhvat. Mreža prevrtljivih praksi često može izbeći rutinsku kontrolu. Implementacija višeslojnog pristupa otkrivanju prevara, uključujući analizu podataka, redovne revizije i programe za uzbunjivače, povećava verovatnoću otkrivanja nelegalnih aktivnosti pre nego što prouzrokuju nepopravljivu štetu.
Prevara u nabavci stoji kao moćna pretnja koja može ugroziti finansijsku stabilnost i reputaciju svake organizacije. Dok kompanije nastavljaju da se kreću kroz kompleksnosti globalnog tržišta, proaktivne mere su od suštinskog značaja. Podizanjem svesti, jačanjem procesa nabavke i promovisanjem kulture integriteta, kompanije mogu osvetliti senku koju baca prevara i obezbediti sigurnu i prosperitetnu budućnost.
Proces nabavke obuhvata niz koraka usmerenih na nabavku dobara, usluga ili resursa potrebnih za održavanje i proširenje poslovnih operacija. Ovaj put obično uključuje sledeće ključne faze:
- Identifikacija Potrebe – poslovni subjekti identifikuju dobra ili usluge potrebne za zadovoljenje operativnih zahteva, što može obuhvatati sirovine, komponente, kancelarijski materijal ili usluge koje se outsorsuju.
- Izbor Dobavljača – sledi temeljna evaluacija potencijalnih dobavljača, uzimajući u obzir faktore poput cene, kvaliteta, pouzdanosti i usklađenosti sa regulativima.
- Pregovaranje i Ugovaranje – kada se identifikuje odgovarajući dobavljač, započinju pregovori kako bi se utvrdili cena, uslovi, odredbe i obaveze koje će regulisati transakciju. Izdavanje Narudžbenice – generiše se formalna narudžbenica, koja detaljno opisuje nabavku, uključujući količine, cene i rokove isporuke.
- Prijem i Inspekcija Dobra – po isporuci, roba se pregleda kako bi se osiguralo da ispunjava utvrđene standarde kvaliteta i količine. Odstupanja pokreću dalje postupke.
- Verifikacija Fakture i Plaćanje – fakture se upoređuju sa narudžbenicama i potvrdama o prijemu, a nakon verifikacije, vrši se plaćanje dobavljačima.
- Upravljanje Odnosima sa Dobavljačima – kontinuirana interakcija sa dobavljačima, procena performansi i povratne informacije čine osnovu upravljanja odnosima sa dobavljačima.
Dok organizacije prolaze kroz proces nabavke, suočavaju se sa rizicima koji prete da kompromituju efikasnost i integritet procesa. Neefikasnosti mogu nastati usled razdvojenih sistema, ručnog unosa podataka i nedostatka transparentnosti, što dovodi do kašnjenja u isporukama, prekoračenja troškova i propuštenih prilika.
Na tamnijem kraju spektra, prevara u nabavci – manifestovana kroz nameštanje tendera, uključivanje lažnih dobavljača, previsoko fakturisanje, mito i zamena dobara – može se infiltrirati u proces, narušavajući poverenje, iscrpljujući finansijske resurse i narušavajući reputaciju kompanije.
Efikasnost i Integritet u Harmoniji
Da bi iskoristile puni potencijal procesa nabavke a u isto vreme osigurale integritet tendera, organizacije mogu usvojiti višeslojni pristup:
- Tehnološka Integracija: Implementirati napredne softvere i sisteme za nabavku koji olakšavaju besprekornu komunikaciju, praćenje u realnom vremenu i donošenje odluka zasnovanih na podacima.
- Standardizovane Procedure: Razviti i primeniti standardizovane procedure nabavke, obezbeđujući doslednost i jasnoću tokom celog procesa.
- Saradnja sa Dobavljačima: Negovati otvorenu komunikaciju sa dobavljačima, gajiti saradničke odnose koji podstiču inovacije, pouzdanost i uzajamni rast.
- Analiza Podataka: Iskoristiti analizu podataka kako bi se identifikovali trendovi, otkrili anomalije i predvideli potencijalne neefikasnosti ili rizici od prevare.
- Bezbednosna Kultura i Etika: Podsticati etičku korporativnu kulturu koja ističe integritet, transparentnost i odgovornost na svim nivoima organizacije.
Proces nabavke stoji kao dinamična raskrsnica gde se susreću efikasnost i integritet. Iako izazovi postoje, od operativnih složenosti do rizika od prevara, organizacije mogu da obezbede nesmetano poslovanje kroz kompleksan proces nabavke sa revnošću, tehnološkim veštinama i posvećenošću etičkim poslovnim praksama. Kroz usvajanje politike nabavke, kompanije ne samo da mogu obezbediti svoje lance snabdevanja i ojačati svoje bilanse, već i kultivisati reputaciju za izvrsnost i integritet u konkurentnom i uvek promenljivom poslovnom svetu.
