Kako se vozni park može zloupotrebiti?
Ukoliko delatnost Vaše kompanije iziskuje vozni park, onda bi trebalo da razumete realnost zloupotrebe vozila i koliko često se to zapravo dešava. Hajde da pogledamo tri načina na koje zloupotreba službenih vozila može negativno uticati i na Vaš budžet i na reputaciju vaše kompanije.
- Povećani troškovi održavanja
Vožnja van radnog vremena znači da vaša vozila pređu više kilometraže i više vremena na putu. Nepotrebno habanje znači više vremena u radnji i više novca utrošenog na popravke i servisiranje. Naravno, neće svaki zaposleni koji koristi službeno vozilo van radnog vremena juriti ulicama da bi ostvario svoje Fast and Furious fantazije, ali čak ni najbolji vozač ne može da promeni činjenicu da su vozila tempirane bombe. Što više kilometraže vaši vozači pređu, pre će morati da budu zamenjeni.
- Povećani troškovi goriva
Ovo ide ruku pod ruku sa prethodnom tačkom. Ako pokrijete troškove goriva za svoje vozače — a oni upravljaju vašim vozilima i za ono za šta su ovlašćeni i za ono za šta nisu — možete slobodno očekivati da odrešte veću kesu. A ako nemate način da dokumentujete da je vozilo korišćeno u „neradne“ svrhe, neki zaposleni neće ni trepnuti okom da koriste vaša vozila za obavljanje poslova, obavljanje sporednih poslova ili uživanje u vožnji i sve to na vaš račun.
- Povećani rizik od odgovornosti
Budući da poslovanje zavisi od vozila, morate da žonglirate rizikom i odgovornošću sa osiguranjem, politikama zaposlenih, ugovorima i drugim tekućim aktivnostima. Ali odgovornost ne nestaje kada vaši zaposleni odluče da idu na svečanost vikendom. Nesreće i nepredviđeni događaji su već neke od vaših najgorih noćnih mora, ali neovlašćeno korišćenje ih čini još stresnijim — posebno ako je u pitanju neko ko nije zaposlen. Vožnja vaših zaposlenih sa nezaposlenima (prijateljima ili članovima porodice) je neverovatno rizična, jer svaki nezaposleni koji je uključen u nesreću na primer, može tužiti vaše preduzeće za odštetu. Nije važno da li ste znali da vaše službeno vozilo vozi van radnog vremena — odgovornost je i dalje ista.
Pored toga što odvraćaju zaposlene od korišćenja službenih vozila za privatne potrebe, GPS uređaji za praćenje smanjuju verovatnoću da će radnici ubrzati i neoprezno voziti. Ovo može drastično poboljšati bezbednost vozača i zaštititi vašu reputaciju tako što ćete sprečiti nezgode i kazne.
Evo i nekoliko načina da zaustavite zloupotrebu kompanijskih vozila od strane zaposlenih:
Veliki ili mali, efekti zloupotrebe vozila se vremenom povećavaju. Ali kako možete da zaustavite zloupotrebu vozila dok istovremeno održavate pozitivan odnos između zaposlenih i poslodavca?
-
Investirajte u GPS sistem za praćenje
Postoji razlog zašto mnoga preduzeća koriste GPS tragače za praćenje svojih vozila u voznom parku: praćenje vaših vozila sprečava gubitak usled krađe, podstiče odgovornu vožnju i omogućava menadžerima i vlasnicima da vide svako kretanje u svakom službenom automobilu.
Istina je da je teško okončati problem za koji uopšte nemate dokaz – to jest, ako želite da negujete odnose zasnovane na poverenju sa svojim zaposlenima. Srećom, GPS praćenje olakšava dokazivanje.
Ako neko koristi putno vozilo kao svoje, vi dobijate obaveštenje—i jednim dodirom ili klikom možete da vidite lokaciju tog vozila u realnom vremenu. (Možete i da napravite izveštaj sa detaljima o tome gde je otišao nakon činjenice, što može biti od koristi kada se suočite sa zaposlenim u vezi sa dotičnim putovanjem). Neko je ukrao kamion sa parcele? Pa, možete da pratite njegovu lokaciju u roku od nekoliko sekundi.
Softver ili aplikacije za praćenje voznog parka takođe mogu pomoći da se osigura da se službeni automobili koriste isključivo za posao i da vaši zaposleni ne iskorišćavaju van posla. Možete da tražite od zaposlenih da preuzmu aplikaciju na službeni telefon kako bi se koristila samo dok su uključeni. Zloupotreba službenog automobila je ozbiljno kršenje ugovora i može biti osnov za raskid osim ako za to imaju prethodnu dozvolu.
Da napomenemo! U slučaju instalacije GPS ili bilo kojih tehničkih sistema, neophodno je da zaposleni budu obavešteni o koišćenju istih na radnom mestu. Usklađivanje sa GDPR možete započeti OVDE.
-
Kreirajte smernice i protokole za korišćenje vozila kompanije
Donesite jasne i detaljne politike za korišćenje službenih automobila i protokole koje treba slediti u slučaju nesreća ili nepredviđenih događaja. Govoreći o dokumentaciji: Napravite nacrt politike korišćenja službenog vozila sa detaljima o tome kako vozila treba da se koriste. Uključite protokole koji preciziraju šta treba učiniti ako dođe do nesreće ili nepredviđenog događaja. Zatim, neka ga svi u vašem timu potpišu.
Sa pisanom dokumentacijom i potpisima zaposlenih u evidenciji, svako ko zloupotrebi službeno vozilo prekršiće ugovor — i to je osnov za raskid.
Naravno, i dalje možete dati mogućnost kršenja protokola pod određenim okolnostima — uz dozvolu. Ključna reč: dozvola. Niko ne bi trebalo da koristi vozila van ugovornih smernica bez vašeg ovlašćenog pristanka.
-
Proverite evidenciju o vožnji pre nego što zaposlite potencijalne zaposlene
Ako to već ne uradite, počnite da proveravate evidenciju o vožnji potencijalnih zaposlenih pre nego što ih zaposlite. Ako će voziti vozila označena imenom vaše kompanije, moraju biti sigurni, odgovorni vozači sa čistim dosijeom.
Ako kandidat ima prevelik broj kazni za prekoračenje brzine, neizmirene kazne, ili druge prekršaje, to bi trebalo da bude crvena zastavica. Ako odlučite da rizikujete sa njima, učinite to oprezno. Iako ovo verovatno neće mnogo doprineti poboljšanju navika vašeg trenutnog tima, angažovanje odgovornih vozača sigurno može pomoći u ublažavanju problema u nastavku.
-
Izaberite plan sveobuhvatnog osiguranja u odnosu na osnovni plan
Osnovni planovi osiguranja dobro funkcionišu za super mala preduzeća koja tek počinju. Ali ako to možete priuštiti, odlučite se za sveobuhvatan plan osiguranja.
Tačnije, potražite plan koji pokriva gubitke i uobičajene popravke. Iako bi to moglo biti skuplje iz meseca u mesec, sveobuhvatni planovi mogu dugoročno učiniti vaš novčanik punijim. Postoji mnogo načina da uštedite na premijama komercijalnog auto osiguranja — a instaliranje GSP uređaja za praćenje je jedan od njih. Obavezno pročitajte savete za smanjenje tih troškova u korist vašeg poslovanja.
-
Vodite evidenciju o informacijama o vozaču i lokaciji vozila
Konačno, vodite evidenciju za sve svoje vozače i vozila. Ova evidencija treba da sadrži trenutne dozvole zaposlenih i istoriju službenih vozila. Lak i pouzdan pristup ovim informacijama biće od ključnog značaja u slučaju pravne situacije.
To je zloupotreba vozila zaposlenih koja se u potpunosti zaustavlja. Bez obzira da li ste već potrošili gomilu novca na nepotrebno održavanje ili pravne troškove – ili ste čuli horor priče i preduzimate preventivne mere – ovih pet saveta će sigurno zaustaviti zloupotrebu vozila!
Da li je legalno pratiti službene automobile koje zaposleni koriste?
Kao vlasnik preduzeća, imate pravo da nadgledate zaposlene dok su na poslu, iako postoje neka stroga ograničenja u vezi sa tim. Najbolja opcija bi bila da se konsultujete sa stručnjacima za korporativnu bezbednost o stvarima koje možete i ne možete da radite kada je u pitanju praćenje i nadzor.
Instaliranje softvera za praćenje u vozila u vlasništvu vaše kompanije je sasvim u redu sve dok zaposleni upućeni kroz politiku kompanije i ugovore o radu. Takođe, bilo bi mudro imati jasan znak u vozilu koji pominje da se vozilo stalno prati. Isto važi i ako želite da instalirate sigurnosne kamere u službeno vozilo. Svaka radnja koja se može smatrati narušavanjem privatnosti zaposlenih mora biti sprovedena tek nakon što zaposleni dobiju pismena obaveštenja u kojima se navode ove radnje.
