Kada firma u kojoj ste zaposleni prikuplja, koristi ili čuva informacije o vama – uključujući praćenje e-pošte, korišćenje interneta ili korišćenje CCTV sistema – mora da poštuje Opštu uredbu o zaštiti podataka (GDPR) odnosno naš Zakon o zaštiti podataka o ličnosti.
Vaš poslodavac ima interes da zaštiti svoje poslovanje, reputaciju, resurse i opremu. Da bi to učinio, možda će želeti da nadgleda kako koristite vašu e-poštu, internet ili telefon. Takođe može instalirati sistem video nadzora za nadgledanje vašeg radnog mesta pa se postavlja pitanje: Da li je i pod kojim uslovima to legitimno?
U ovom tekstu, objasnićemo kada i kako poslodavac može da vrši elektronsko snimanje zaposlenog.
Nadgledanje e-pošte i korišćenja interneta
Ukoliko vaš poslodavac planira ili već prati šta radite na internetu i način na koji koristite vašu elektronsku poštu pre toga u obavezi je da vas uputi, odnosno da vam da relevantne Informacije.
Vaš poslodavac treba da vam da svoju politiku o korišćenju e-pošte i interneta na radnom mestu, uključujući korišćenje društvenih medija. Ovo je poznato kao Politika prihvatljivog korišćenja (AUP). AUP treba jasno da opiše koliko možete da koristite uređaje kompanije za svoju ličnu ili privatnu komunikaciju.
Ako vaš poslodavac prati vašu upotrebu e-pošte i interneta, mora vam reći svoje razloge za to i dati odgovore na pitanja:
- Ko vas prati?
- Šta se prati?
- Kako vas prate?
- Kada vas prate?
Takođe postoji obaveza ne samo da vam jasno i nedvosmisleno predoče način upotrebe uređaja sa vaše strane, kontrolu koju sprovode nad istima, već i da vam kažu procedure u slučaju da ste prekršili pravila, posledice, i dalje korake koje možete da preduzmete.
Da li je praćenje neophodno, legitimno i proporcionalno?
Ako vaš poslodavac želi da nadgleda vašu upotrebu interneta ili mejlove, to mora biti:
- Neophodno
Vaš poslodavac mora biti siguran da je nadzor neophodan. Trebalo bi u svakom slučaju da razmotre manje invazivne načine da vas nadgledaju pre nego što se odluče za praćenje. Na primer, blokiranje veb-sajtova bi bilo manje nametljivo – i generalno prihvatljivije – od praćenja istorije vaše internet pretrage.
- Legitimno
Praćenje treba da ima zakonsku osnovu i da postoji legitimni interes – zaštita poslovanja. Na primer, da bi se uverili da zaposleni ne koriste internet za preuzimanje pornografije ili za otkrivanje poverljivih informacija kompanije ljudima van organizacije.
- Proporcionalno
Nadgledanje od strane vašeg poslodavca mora biti proporcionalno identifikovanom riziku koji preti organizaciji. Proporcionalnost znači da nadzor mora biti pravičan, odmeren i razuman u odnosu na svrhu koja se želi postići i u odnosu na prava pojedinaca nad kojima se nadzor i vrši. Nadgledanje svih vaših e-poruka kako biste bili sigurni da ne prenosite poverljive informacije o kompaniji ne bi bilo proporcionalno. Međutim, praćenje vaše e-pošte korišćenjem automatizovanog sistema za skeniranje virusa verovatno bi se smatralo proporcionalnim.
Vaš poslodavac treba ako veruje da zloupotrebljavate elektronske komunikacije treba odmah da vas upozori, osim ako ne postoje važni razlozi za nastavak praćenja.
Video nadzor na radnom mestu
Legalna upotreba video nadzora
Sistem video nadzora predstavlja uređaje kojima se vrši praćenje/snimanje I takođe predstavlja obradu podataka o ličnosti kojom se u velikoj meri zadire u pravo na privatnost fizičkih lica. Neadekvatnom – nezakonitom upotrebom video nadzora narušavaju se Ustavom zagarantovana prava, kao što su zaštita podataka o ličnosti i pravo na poštovanje dostojanstva ličnosti na radu,
Danas imamo situaciju u kojoj direktori firmi postavljaju kamere “na svoju ruku” gde po njihovom nahođenju treba i mora da stoje, bez konsultacija sa stručnjacima koji se bave planiranjem, projektovanjem, instalacijom sistema tehničke zaštite i korporativnom bezbednošću.
Na taj način poslodavci idu iz prekršaja u prekršaj, kršeći ne samo Zakon o zaštiti podataka o ličnosti već i Zakon o privatnom obezbeđenju, Ustav i druga zakonska akta koja regulišu status zaposlenog i rad poslodavca.
Da bi obrada podataka o ličnosti bila zakonita, sem pravnog osnova za obradu, mora da postoji i jasno definisan legitimni interes obrade.
Dakle, video nadzor kanala komunikacije na objektu je jedno, ali instalacija kamera u kancelarijama je sasvim nešto drugo. Tu već mora da postoji iuzetno jak i opravdan razlog za postavljanjem kamera. Razlog može biti server sala, kancelarija sa prioritetnom poverljivom korporativnom dokumentacijom, imovina velike vrednosti. U tom slučaju morate tačno da znate kada je ko ušao i koliko se zadržao, radi sprečavanja ili utvrđivanja identiteta osobe koja je izazvala oštećenje imovine I narušila poslovanje, radni proces ili imidž kompanije
Zakonom o privatnom obezbeđenju propisano je da se planiranje sistema tehničke zaštite vrši na osnovu procene rizika u zaštiti lica, imovine i poslovanja koju izrađuje pravno ili fizičko lice sa odgovarajućom licencom. Na taj način tehnička sredstva koje kompanija koristi ispunjavaju sve zahteve u pogledu kvaliteta, sigurnosti i garancija, a samim tim i ispunjavaju se brojne zakonske norme jer svaki tehnički uređaj koji “prođe kroz procenu rizika“ praktično je legalizovan.
Neophodno je da postoji legitimni interes za uvođenje i upotrebu video nadzora. Na primer, legitimni interes može biti zaštita lica imovine i poslovanja: zaštita proizvodnje, zdravlje i bezbednost lica, zaštita od požara ukoliko je delatnost tava da postoji znatan rizik u određenim zonama (određuje se procenom rizika).
Jasno je da će tako instaliran video nadzor indirektno omogućiti nadzor zaposlenih – snimanje ponašanja i učiniti da se zaposleni oseća ugroženim. U vezi sa tim poslodavac je dužan da sprovede niz zaštitnih mera počev od konsultacija i obaveštavanja o nameravanoj obradi – Poverenika za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, uključujući konsultacije sa predstavnicima zaposlenih (sindikalne organizacije), kao i izradu neophodne dokumentacije: Procena (Procena rizika u zaštiti lica imovine i poslovanja i DPIA procena uticaja na obradu podataka), planova obezbeđenja i tehničke zaštite, seta GDPR dokumentacije koja uključuje obaveštavanje zaposlenih o obradi njihovih podataka.
No, ukoliko je svrha video nadzora drugačija od gore opisane, pa za cilj ima isključivo nadzor nad redovnim aktivnostima i ponašanjem zaposlenih u toku radnog vremena, takva obrada podataka o ličnosti nije dozvoljena jer se na taj način narušava privatnost zaposlenih.
Ako vaš poslodavac ima CCTV na radnom mestu, mora da postoji jasno i transparentno grafičko obaveštenje sa natpisom da je objekat pod video nadzorom. Takođe kamere ne smeju da budu na tajnim mestima, već vidljive i uočljive kako bi zaposleni bili upućen na poteze radnog prostora koji se snimaju. Obaveštenje treba da bude lako čitljivo, dobro osvetljeno i postavljeno na mestima gde se može odmah videti. Takođe treba da budu istaknuti i kontakt podaci lica za zaštitu podataka o ličnosti sa kojim možete da razgovarate o obradi vaših podataka. To može biti, na primer, zastupnik/ direktor lokala ili kompanija za privatno obezbeđenje koja upravlja CCTV sistemom.
Vaš poslodavac mora jasno navesti zašto koristi CCTV ako to nije očigledno. Na primer, postavljanje kamere na ulaz u zgradu za detektovanje neovlašćenih ulaza i nepozvanih lica je očigledno. Međutim, ako vaš poslodavac koristi CCTV da nadgleda vaše ponašanje ili učinak, to nije očigledno i poslodavac vas mora obavestiti pre snimanja. Slično tome, ako je CCTV instaliran iz zdravstvenih i bezbednosnih razloga, to treba jasno navesti i staviti do znanja svima na radnom mestu.
Poslodavac treba da ima interni akt – politiku upotrebe CCTV sistema kao i sledeći set dokumenata i obaveštenja, uključujući:
- Identitet kompanije koja upravlja CCTV sistemom i video zapisima
- Razlozi zbog kojih se koriste CCTV
- Bilo koja treća strana kojoj se snimak može poslati
- Kako možete zatražiti da vidite vaš snimak
- Koliko dugo snimak može da se čuva
- Kako će snimak biti obezbeđen
- Razumna i nerazumna upotreba CCTV-a na radnom mestu
Vaš poslodavac mora imati valjan razlog da koristi CCTV za nadgledanje vašeg radnog mesta. Oni takođe moraju da razmotre da li je korišćenje CCTV-a opravdano. Na primer, korišćenje CCTV-a za otkrivanje uljeza, vandala ili lopova može biti razumno. Međutim, korišćenje CCTV-a za stalno praćenje zaposlenih je nametljivo i bilo bi opravdano samo u posebnim okolnostima.
Poslodavcu je veoma teško da opravda korišćenje CCTV-a za nadgledanje oblasti u kojima očekujete privatnost, na primer, u kupatilima. Ako vaš poslodavac to želi da uradi, mora da pokaže da je u ovim delovima objekta dolazilo do brojnih povreda bezbednosti. Čak i ako vaš poslodavac opravdava upotrebu CCTV-a u kupatilu, kamere nikada ne bi trebalo da budu u mogućnosti da snime slike iz kabina ili pisoara.
Nadzor bez vašeg znanja
Uopšteno govoreći, protivzakonito je prikupljanje nečijih podataka ili njihovo praćenje bez njihovog znanja – to se zove tajni nadzor. Ovo je dozvoljeno samo u veoma posebnim okolnostima kada će se podaci koristiti za otkrivanje, sprečavanje ili istragu krivičnih dela, ili za hvatanje i krivično gonjenje prestupnika.
Upotreba ličnih uređaja na radnom mestu i pristup poslodavca vašim podacima
Korišćenje sopstvenog uređaja za posao (kao što je laptop, pametni telefon ili tablet) može izazvati probleme u vezi sa vašom privatnošću. Lični uređaj sadrži informacije o vašem ličnom životu za koje poslodavac ne bi trebao da zna ili ima pristup. Međutim, preduzeće u kome radite možda ima razloga da bude zabrinuto za uređaj koji koristite u poslovne svrhe. Na primer, vaš poslodavac je odgovoran za sve lične podatke koje obrađujete koristeći podešavanja poslovne e-pošte. Uređaj može sadržati važne informacije za poslovanje kompanije čiji je interes da ih zaštiti.
Ako vam poslodavac dozvoli da koristite sopstveni uređaj za posao, trebalo bi da:
- Preduzeće donese politiku kojom se reguliše upotreba ličnih uređaja u korporativne svrhe (Bring your own device – BYOD)
- Znate gde se čuvaju obrađeni podaci uređaja i koje mere se moraju preduzeti da bi podaci bili bezbedni. Dakle poslodavac mora da primenjuje tehničke, organizacione i kadrovske mere zaštite ličnih podataka i uopšte da ima politiku zaštite korporativnih informacija
- Znate da su podaci bezbedni kada ih prenosite sa vašeg ličnog uređaja
- preduzeće reguliše postupanje sa podacima u slučaju prestanka radnog odnosa, krađe, nestanka ili oštećenja/uništenja uređaja.
Praćenje vaših aktivnosti kada radite od kuće
Kada radite od kuće (rad na daljinu ) vaš poslodavac treba da poštuje ista pravila u vezi sa praćenjem vašeg rada. Ovo bi trebalo da uključuje odgovore na pitanja:
- Ko vas prati
- Šta prate
- Kako vas prate
- Kada vas prate
Vaš poslodavac bi trebalo da vam kaže da li koristi softver za nadzor zaposlenih, na primer, za praćenje aktivnosti vašeg miša i tastature, vašu upotrebu e-pošte, društvenih medija, datoteka i aplikacija itd. Ovo može biti sadržano u politici koju daje poslodavac.
Pristup vašim podacima kod poslodavca
Možete zatražiti od svog poslodavca da vam da podatke koje su prikupili o vama tokom praćenja vaše e-pošte ili korišćenja interneta. Takođe možete tražiti da vidite slike ili video zapise snimljeni putem CCTV-a. Ovo se zove zahtev za pristup ličnim podacima lica na koga se podaci i odnose (subjekt podataka). Vaš poslodavac mora da odgovori na vaš zahtev u roku od 30 dana.
Gde se žaliti?
Ako imate pritužbu na nadzor na poslu koji čini da se osećate nelagodno, trebalo bi da o tome razgovarate sa svojim poslodavcem.
Ako ne možete da rešite problem sa firmom u kojoj ste zaposleni, posebno imajući u vidu (svesno) kršenje zakonskih normi (GDPR, Zakon o privatnom obezbeđenju) obratite se Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.
