Ne znamo potpuni uticaj koji će COVID-19 imati na našu budućnost, ali znamo da nam je život drastično promenjen proteklih godinu dana, od načina na koji komuniciramo i družimo se do toga kako posmatramo druge profesije, ipak, stvari stoje drugačije. Iako su ove promene praćene dugotrajnim poteškoćama, one su nam takođe reper da preispitamo situacije i procese u poslovanju, jer svaka kriza iznedri nešto dobro.
Dok zemlje promovišu vakcine, organizacije planiraju da uspostave novi način funkcionisanja. Mnogi postavljaju pitanja koja nikada ranije nisu razmatrali, razmišljajući o tome gde će zaposleni raditi i kako.
Kako zaposlene vratiti u kancelariju?
Često rad od kuće može biti skuplji za poslodavca u smislu štete koja nastaje na uštrb psolovnih poduhvata, u kolokvijalnom izgovoru „skuplja dara nego mera“. Pod time podrazumevamo curenje pdataka, neadekvatnu zaštitu sistema i servera, nedovoljno opreme, fianansijski utrošak oko nabavljanja iste, pad motivacije i smanjena produktivnost, i pored smanjenog obima posla, isplate zarada zaposlenima moraju biti iste i redovne, regulisanje bolovanja usled krorona virusa i drugo.
Prava je muka mnogim poslodavcima da održe svoje poslovanje, pa ih najviše interesuje kada će zaposleni moći ponovo da sede u svojim radnim foteljama radeći punim radnim vremenom ili će se pak i dalje doneti odluke za hibridne scenarije u kojima će još neko vreme zaposleni raditi od kuće.
U slučaju povratka u kancelarijsi prostor veoma je važno postaviti pitanje: Kako da napravim koncept da zaposleni rade iz kancelarije, a da takva odluka bude zaista vredna i sigurna, kao što će i zaposleni biti sigurni na svojim radnim mestima.
Upravljajte prostorom
Sada je pravo vreme da preispitamo kako radimo. Ne možemo više pretpostaviti da je najbolji scenario da svi budu u kancelariji od ponedeljka do petka od 9 do 5. Ali, zbog promena će organizacije morati da razmisle o pravilnom određivanju svog portfelja nekretnina u skladu sa brojem ljudi koji idu u kancelariju. Jednostavno je, napravite raspored i smene.
Upravljanje prostorom primenjuje se već više od godinu dana. Osiguranje da prostor ne krši epidemiološke mere bilo je važno za ublažavanje širenja virusa. Krećući se napred, organizacije koje koriste svoje sisteme kontrole pristupa (ACS) za brojanje ljudi mogu iskoristiti podatke koje prikupljaju kako bi pomogle u upravljanju kancelarijskim prostorom.
Primenom rešenja za upravljanje poslovnim prostorom koje objedinjuje i analizira podatke iz postojećih ACS sistema, organizacije mogu iskoristiti ono što već poseduju da bi bolje razumele kako zaposleni koriste prostor u svojim objektima. Radeći sa unapred podešenim parametrima, ova vrsta rešenja može odrediti koliko često pojedinac dolazi u kancelariju i koliko dugo ostaje. Zatim, pomoću ovih podataka koji su vizuelno predstavljeni na kontrolnoj tabli sa jasnim pokazateljima, organizacija može da dobije tačnu sliku o tome kako se koristi poslovni prostor.
Ovo rešenje može uporediti koliko zaposlenih dolazi na posao, kojim danima u nedelji i kada najveći broj ljudi može biti prisutan po spratovima. Pomoću ovih uvida organizacije mogu da utvrde koliko zaposlenih zahteva stalne ili zajedničke stolove da bi potom donele informisane odluke o tome koliko im prostora zapravo treba.
Automatizujte procedure i procese
Organizacije takođe mogu da koriste podatke ACS-a za brzu promenu i automatizaciju standardnih operativnih procedura (SOP) kako bi pomogle u kontroli načina kretanja ljudi kroz njihove objekte. Na početku pandemije, organizacije su razvile SOP-ove kao odgovor na vladine smernice kako bi se osiguralo pravilno fizičko udaljavanje, efikasni procesi skrininga i pravilni protokoli za čišćenje površina. Međutim, s obzirom da se smernice brzo razvijaju, mnogima je postalo teško da brzo prilagode svoje tradicionalne SOP-ove, a zatim efikasno obuče osoblje za nove procedure kojih se treba dosledno pridržavati.
Kooperativni sistem upravljanja odlukama olakšava ažuriranje SOP-ova za delove poslovnog prostora ili celu organizaciju. Ovo eliminiše potrebu za stalnom obukom i osigurava usaglašenost dok sistem vodi operatore kroz nove procese. Napredniji sistemi takođe omogućavaju organizaciji da automatizuje tokove rada. Na primer, koristeći ACS podatke, sistem bi mogao automatski upozoriti osoblje da kupaonice/toalete u određenom području treba očistiti kao odgovor na broj ulaska.
Fokusirajte se na zaštitu sistema i privatnost
Sajber sigurnost će i dalje biti glavna briga dok organizacije razvijaju svoje planove o povratku u kancelariju. Kada su zaposleni počeli da rade na daljinu, postala je jasna vrednost sprovođenja strategije odbrane. Prvi korak u ovoj strategiji je partnerstvo sa dobavljačima koji imaju dokazane rezultate u razvoju rešenja koja ublažavaju rizike od sajber pretnji.
Dalje, organizacije moraju kontinuirano nadgledati svoje mreže i uređaje radi mogućih znakova kršenja i imati jasan plan delovanja za slučaj otkrivanja potencijalnog kršenja. Pored toga, trebalo bi da se uključe u druge najbolje bezbednosne prakse, koje uključuju obezbeđivanje da uređaji imaju jaku šemu lozinke za zaštitu od neovlašćenog pristupa i da je firmware uvek ažuran.
Na kraju, važno je zapamtiti da sticanje uvida iz podataka prikupljenih fizičkim sistemom zaštite zahteva veliku pažnju na privatnost. Ključna je sposobnost zadržavanja anonimnosti pojedinaca na videu putem zamgljivanja (blur face tehnika) i upotrebe alata za redakciju. Rešenja koja su razvijena s naglaskom na privatnost mogu pomoći organizacijama da nastave da štite pojedince dok prelazimo u novu normalu.
