Nezakonito otkrivanje i predaja stranoj bezbednosnoj službi ili obelodanjivanje informacija koje imaju stepen tajnosti, nastale tokom angažovanja obaveštajno-bezbednosnih službi, ne samo da bi negativno uticalo na stepen bezbednosne zaštite same službe, već i drugih državnih organa koji su njihovi korisnici, a samim tim i na bezbednost čitave države.
U sistemu zaštite informacija i saznanja nastalih u radu bezbednosne službe pod stepen tajnosti potpada celokupni proces od načina prikuljanja, preko obrade, do plasiranja i na kraju čuvanja, odnosno arhiviranja podataka.
Ako bilo koji deo u sistemu zakaže dolazi do “curenja podataka” koji prouzrokuje manju ili veću štetu po bezbednost države i građana.
Način prikupljanja informacija, odnosno aktivnosti, mere i radnje, kao i sredstva koja bezbednosna služba koristi u svom radu, mora biti uređen zakonima i podzakonskim aktima. Kada je reč o merama, radnjama i sredstvima, koja se koriste u radu ne postoji mnogo razlika i nepoznanica. Tajnu bi trebalo da predstavlja prema kome, kada i zbog čega se primenjuju mere, radnje i sredstva. Ukoliko u javnost ili u ruke druge službe bezbednosti dospe određena informacija relativno lako može da se utvrdi odakle je i na koji način potekla, odnosno ko je – ako je reč o određenom licu, ili koje metode i sredstva su korišćena prilikom prikupljanja tih saznanja, što je posebno važno za kontraobaveštajne službe.
Drugi segment je zaštita obrade dobijene informacije u odgovarajući dokument. Bez adekvatne forme, ne samo da nije moguće oblikovati sadržaj i opredeliti ga, već nije moguće obezbediti dalji stepen tajnosti i način čuvanja. Upravo forma dokumenta omogućava i treba da doprinese boljoj zaštiti i čuvanju podataka. Iz toga proizilazi da i sama forma stvaranja dokumenta u kojem su sadržane prikupljene informacije treba da bude zaštićena.
Nakon uobličenja informacije u odgovarajuću formu, moguće je njeno korišćenje, koje opet mora biti uređeno propisima. U izvornom obliku trebalo bi da se koristi samo unutar bezbednosne službe koja je sačinila, dok ukoliko je namenjena za informisanje drugih državnih organa trebalo bi da ima formu koja je opšteg karaktera, ali koja mora da sadrži stepen odgovarajuće tajnosti.
Važno je da unutar službe bezbednsti postoje nivoi korišćenja saznanja, što znači da svim pripadnicima nije dozvoljeno da mogu da ostvare uvid u sve raspoložive podatke, već bi trebalo da se ograniče srazmerno vrsti radnog mesta i položaja koji se zauzima unutar sistema. Na ovaj način, ukoliko dođe do “curenja informacija” može da se suzi krug odgovornih.
Na kraju, informacija završava svoj put kao bezbednosni podatak, koji se pohranjuje u odgovarajuće fondove podataka i čuva određeni period u zavisnosti od stepena tajnosti.
Savremene tehnologije su i u sistemu bezbednosti doprinele bržem protoku i čuvanju informacija, ali samim tim i ranjivosti sistema u pogledu zaštite. Ranije arhive i fondovi dokumenata čuvani na papiru, zamenili su mikro filmovi, a danas hard diskovi.
Ne treba mnogo trošiti reči da bi se shvatilo koliko je sa informacionim tehnologijama olakšan i efikasniji način korišćenja prikupljenih informacija i saznanja. Bezbedno čuvanje podataka treba da omogući da su informacije i saznanja tako pohranjeni da mogu u svakom trenutku da imaju svoju primenu, odnosno da im se brzo i jednostavno pristupi, u suprotnom ne bi imali svrhu u pogledu bezbednosnog sistema, osim kada je reč jednog dana o istorijskoj građi.
Jedan broj informacija koje nisu bezbednosnog karaktera, koje obaveštajne službe, policija i vojska ne koriste direktno u svom svakodnevnom radu u pogledu bezbednosne zaštite države, a koji su od značaja za državu, trebalo bi da se prosleđuju državnim organima i institucijama. Ovakve informacije po svom sadržaju i formi bi trebalo da u najvećoj meri zaštite način na koji se do istih došlo i da su u što slobodnijoj formi. Time se štiti bezbednosni sistem, a koisnici ovih informacija, koji neretko nemaju bezbednosnu kulturu, su donekle oslobođeni brige čuvanja saznanja koja imaju bezbednosni karakter.
