„Najveći izazovi za menadžera bezbednosti su uglavnom posledica neispravnih percepcija od strane zaposlenih u kompaniji”.
Komunikacija je čin koji obavljamo nesvesno, zbog čega je često upoređuju sa disanjem. Međutim, problem u poslovnoj komunikaciji je često činjenica da ljudi razgovaraju, ali ne uspevaju da komuniciraju jedni sa drugima.
Od menadžera bezbednosti se očekuje da efikasno komuniciraju kako verbalno i neverbalno, tako i u formalnoj pismenoj komunikaciji. Iako će neki zaposleni na samom početku možda biti u prednosti, uz vreme, posvećenost, vežbanje i strpljenje, ova veština se može značajno unaprediti i postati jedan od glavnih aduta u poslu.
Delotvorna poslovna komunikacija će pomoći u rešavanju sukoba, otkriće kako tim razmišlja, šta zaposlene motiviše, a šta ih sprečava u uspešnom obavljanju poslova i doprineće proaktivnom razmišljanju i delovanju. Sa druge strane, nejasna ili nepotpuna komunikacija, biće potencijalni izvor incidenata i neproduktivnosti.
Često se dešava da inovativne ideje propadaju, zbog toga što nisu predstavljene i shvaćene na odgovarajući način. Posledica loše komunikacije može biti i da entuzijazam i volja za uspehom jednostavno postanu hendikep!
S obzirom na specifičnost posla, menadžeri bezbednosti moraju razviti i veštinu slušanja kako bi razumeli probleme u kompaniji, kako bi mogli adekvatno i pravovremeno da reaguju, kako bi svoj plan delovanja prilagodili trenutnoj situaciji u kompaniji, i na taj način stvorili dugoročnu atmosferu uzajamnog poverenja.
Donosimo vam praktične savete za usavršavanje komunikcije, na osnovu iskustva uspešnih menadžera bezbednosti:
- Pripremite se unapred. Sastanci se ne organizuju samo zbog razmene mišljenja o nekoj temi, već je svrha postizanje određenog cilja. Zbog toga na njih nikada ne treba ići bez adekvatne pripreme. Ovo će pomoći da se identifikuju prepreke i pronađu najbolja rešenja.
- Koristite komunikaciju licem u lice. Nije teško razumeti ovu smernicu, ali se u eri modernih tehnologija sve češće zaboravlja značaj komunikacije licem u lice. Mnoge „neprijateljske razmene elektronske pošte” su rešene kada su „sukobljene” strane odlučile da se sastanu. Neverbalni signali, sinhronizovanost komunikacije, posvećenost i mogućnost momentalne reakcije su samo neke od prednosti.
- Naučite da slušate. Ova karakteristika je bitna za svaki segment bezbednosti, naročito za bezbednost informacija. Jedino će dobar slušalac koji poseduje strpljenje i analitičke sposobnosti, moći da odvoji bitne informacije od onih ostalih. Ukratko, aktivno slušanje obezbediće da menadžer bezbednosti ne predloži polovično rešenje, pre nego što istinski razume problem.
- Koristite odgovarajući način komunikacije u odnosu na to sa kim razgovarate. Jedina od najmoćnijih tehnika za uspešno komuniciranje je da jezik prilagodite profilu osobe sa kojom razgovarate. Ovo ne podrazumeva samo izbor odgovarajućih reči, već i čitav način komunikacije. Na primer, menadžer bezbednosti mora imati odličnu komunikaciju sa direktorima, ali podjednako dobru i sa radnikom koji mu objašnjava tehničke probleme, kako bi na adekvatan način procenio bezbednosni rizik.
- Budite spremni na kompromis. O kojoj god oblasti bezbednosti da je reč, rizik se ne može eliminisati u potpunosti, već se samo može smanjiti. Menadžeri bezbednosti ne smeju koristiti svaku priliku da nepotrebno upozoravaju na opasnosti, i moraju biti spremni na kompromis. Organizacije koje „slepo” prate bezbednosnu politiku, ne prilagođavajući je trenutnim okolnostima, verovatno neće postoći optimalan odgovor na rizike. Uloga menadžer bezebdnosti je da kroz kompromis pronađe najbolje rešenje.
- Podstičite ostale zaposlene da učestvuju u pronalasku rešenja. Menadžeri bezbednosti nemaju lak zadatak, i vrlo često nailaze na otpor. Taj otpor uglavnom proističe iz sumnje i strahova, kada ljudima želite da unesete promene u uobičajene metode rada. Tamo gde je otpor posebno izražen, može biti veoma korisno uključiti zaposlene u poces pokretanja promena i podsticati ih da sami predlažu rešenja. Bezbednosni tim mora osluškivati i razumeti sugestije.
- Osigurajte obavezne povratne informacije, kako bi dijalog ostao živ. Čak i najinteresantnije dugoročne inicijative i strategije mogu lako propasti, ukoliko nema aktivnog dijaloga između bezbednosnog tima i zaposlenih. Traženjem od zaposlenih povratne informacije, povećavate njihovu zainteresovanost i motivaciju. Odlično rešenje za kvalitetnu dvosmernu komunikaciju su i periodični sastanci, i kada za njih ne postoji konkretan povod.
- Koristite moć grupe. Često odlični projekti i ideje propadaju, zbog toga što ih blokora jedna osoba iz iracionalnih razloga. Jedna od odličnih tehnika za rešavanje ovakve situacije je organizovanje grupnih sastanaka na kojima se razgovara o mogućnostima napredovanja, gde se ceo tim „suočava” sa osobom koja utiče na donošenje odluke. Biće mnogo efikasnije da čitav tim pruži kreativne načine za prevazilaženje problema i kvalitetne argumente.
- Napravite pismenu potvrdu usmenih dogovora. Verbalni sporazum je prvi i veoma značajan korak, ali je za bilo kakav važan dogovor neophodna pismena potvrda. Pismeni dogovor ne znači nepoverenje, ali jednostavno moramo biti svesni nedostataka sporazuma koji ostane samo na usmenom nivou. Detalji koji su različito shvaćeni, stavke koje se vremenom zaborave ili modifikuju, nepostojanje referentne tačke za povratak u slučaju neslaganja — samo su neki od problema koji će biti izbegnuti kroz pismenu potvrdu dogovora.
Ne shvatajte uvek stvari lično! Ovo je možda najteža od svih navedenih stavki za usavršavanje komunikacije. Svakom profesionalcu koje je posvećen svom poslu, u koji ulaže mnogo vremena i truda, je teško da stvari posmatra objektivno i strogo poslovno. Međutim, shvatanje svih stvari previše lično vas može sprečiti u napredovanju i stvaranju još boljih ideja.
